La consulta escrita es el mecanismo formal que permite adoptar acuerdos cuando una asamblea no alcanza el quórum necesario. No reemplaza la asamblea, sino que la complementa, y exige un procedimiento riguroso definido por la Ley 21.442 y el Reglamento D.S. 7/2025.
1. Reunión informativa previa
Antes de iniciar la consulta escrita, debe realizarse una reunión informativa —presencial, virtual o mixta— donde se expliquen los antecedentes del acuerdo a votar. Esta reunión no adopta acuerdos, pero es obligatoria para garantizar transparencia.
- Se presentan los fundamentos técnicos, legales o financieros.
- Se aclaran dudas de los copropietarios.
- Se registra la asistencia.
2. Entrega de antecedentes completos
La consulta escrita debe incluir toda la información necesaria para que los copropietarios voten de manera informada. Esto incluye:
- El texto exacto del acuerdo sometido a votación.
- Documentos de respaldo (presupuestos, informes, planos, reglamentos, etc.).
- Explicación clara de las consecuencias del acuerdo.
- Instrucciones precisas sobre cómo emitir el voto.
3. Procedimiento de identificación del votante
El proceso debe asegurar que cada voto provenga de un copropietario hábil o de su representante válido. Para ello, se debe implementar un sistema de identificación que permita:
- Verificar la identidad del votante.
- Confirmar la unidad o rol que representa.
- Registrar fecha y hora de emisión del voto.
- Evitar votos duplicados.
Este procedimiento puede realizarse mediante firma manuscrita, firma electrónica simple, plataforma digital con autenticación o entrega presencial con registro.
4. Registro de votantes y resultados
La administración debe llevar un registro detallado de la participación en la consulta escrita, indicando:
- Nombre del votante.
- Unidad o rol que representa.
- Medio utilizado para votar (digital, físico, presencial).
- Resultado del voto (a favor, en contra, abstención).
Este registro debe quedar disponible para el comité de administración y para cualquier copropietario que solicite revisar el proceso.
5. Validez según participación y quórum
La consulta escrita solo es válida si se alcanza el quórum exigido por la Ley 21.442 para la materia sometida a votación (por ejemplo, 33%, 50% o 66% de los derechos del condominio) y si se cumple la mayoría requerida para aprobar el acuerdo.
Si no se alcanza el quórum mínimo o la mayoría necesaria, el acuerdo se considera rechazado y debe buscarse una nueva instancia de decisión.
6. Levantamiento de acta
Finalizado el proceso, el administrador debe redactar un acta que incluya:
- Fecha de inicio y cierre de la consulta escrita.
- Materia sometida a votación.
- Número total de copropietarios habilitados.
- Número de votos recibidos y su distribución.
- Resultado final del acuerdo.
- Referencia a los documentos y antecedentes enviados.
El acta debe incorporarse al Libro de Actas del condominio y quedar disponible para revisión por el comité y los copropietarios.
En ComunidadHF te acompañamos en estos procesos
En ComunidadHF aplicamos la consulta escrita con rigor normativo y transparencia, asegurando que cada decisión de la comunidad se tome con información suficiente, participación real y registro formal conforme a la Ley 21.442 y su reglamento.
En mi edificio hicimos para el reglamento pero el notario no quiso inscribir el acta, no nos funciono
Hola Jorge, escríbeme +56950435769 y te ayudamos, hemos realizado numerosas actas.